REFERENCIAS
 

Cuando trabajamos en Calc y más concretamente cuando hacemos usos de fórmulas y funciones casi es seguro que pongamos referencias a celdas o conjunto de celdas que no son propiamente la misma celda donde tenemos la formula.

Las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una formula escribimos =SUMA(A1;B1) nos estamos refiriendo a que sume el contenido de A1 y el contenido de B1.

Existen 3 tipos de referencias:

REFERENCIA RELATIVA

Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula en otra celda, es decir se adapta a su entorno porque las referencias las hace con respecto a la distancia entre la formula y las celdas que forman parte de la formula. Esta es la opción que ofrece Calc por defecto.

Supongamos el ejemplo:

Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como la copiamos una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, la fórmula cambiará por: =B2+2. Lo que variará es la referencia a la celda A1, al copiarla una columna hacia la derecha se incrementará el nombre de la columna en uno, es decir, en vez de A pondrá B y al copiarla una fila hacia abajo en vez de fila 1 pondrá 2, resultado =B2+2 . Para mantener en la fórmula sumar 2 al contenido de la celda superior.

REFERENCIA ABSOLUTA

Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la formula a otra celda, las referencias a las celdas de la formula son fijas.

Supongamos el ejemplo:

Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , aunque la copiemos una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, como delante de la columna y delante de la fila encuentra en signo $ no variará la fórmula y en B3 pondrá =$A$1+2 .

REFERENCIA MIXTA

Podemos hacer una combinación de ambas referencias, podemos hacer que las filas sean relativas y las columnas absolutas o viceversa.

Supongamos el ejemplo:

Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la columna aunque se copie una columna más a la derecha ésta no variará, pero al no tener el signo $ delante de la fila, al copiarla una fila hacia abajo la fila cambiará por 2 en vez de 1 y el resultado será=$A2+2 .

RANGO DE DATOS

Un rango, también llamado bloque, está identificado por las referencias de su primera y última celda, con un signo de dos puntos entre ellas.

Por ejemplo, el rango vertical que va desde la celda A1 hasta la celda A11 se identifica como A1:A11. Del mismo modo, el rango horizontal que va desde la celda B1 hasta la celda H1 se identifica como B1:H1. Los rangos que ocupan un bloque de columnas y filas se identifican por las direcciones de las celdas situadas en las esquinas superior izquierda e inferior derecha de ese bloque (D4:G10), como se muestra en la ilustración siguiente.

SELECCIONAR RANGO

Para seleccionar un rango o bloque de celdas, hay distintas formas, una es hacer clic con el botón izquierdo del mouse sobre la celda superior izquierda donde queremos comenzar el rango, y luego se arrastra el cursor a la derecha y hacia abajo sin soltarlo hasta la celda inferior derecha que deseemos. Luego soltamos el botón del mouse.

Para seleccionar una columna completa hay que hacer clic en el botón del nombre de la columna (el que contiene la letra). Del mismo modo se selecciona una fila completa, haciendo clic en el nombre de la fila (el que contiene el número). Verán que tanto la columna o la fila quedan completamente seleccionadas.

SELECCIONANDO RANGOS DE VARIAS COLUMNAS Y FILAS

Para seleccionar un rango de varias columnas hay que hacer clic en el primer botón del nombre de la columna del rango, mantener presionada la tecla Mayús (Shift) y hacer clic en el último selector de columna del rango arrastrar el mouse con el botón izquierdo presionado. Este mismo método es válido para seleccionar un rango de filas.

Sabías que: para seleccionar varias columnas no adyacentes hay que seleccionar la primera columna y, manteniendo presionada la tecla Control, ir seleccionando las demás columnas. Este mismo método es válido para seleccionar varias filas no adyacentes.

FORMATO DE TEXTO

Al introducir un dato en una celda, OpenOffice Calc va a intentar, en primer lugar, interpretarlo y por defecto alineará los números a la derecha y el texto a la izquierda.

Intentará, asimismo, aplicarle un formato. Por ejemplo, si escribimos en una celda 24-6-01 y pulsamos la tecla Enter para fijar ese valor, OpenOffice Calc automáticamente interpreta ese dato como una fecha y lo transforma a 24/06/01.

Si el número es muy grande y no es posible desplegarlo en la celda, OpenOffice Calc aplicará el formato científico, cuya apariencia es 5,73478E+9. La interpretación de esta expresión es: el E+9 equivale a 10Exp (9), 10 elevado a 9, o lo que es igual, a multiplicar por un 1 seguido de 9 ceros. Si aun de este modo el número no se puede mostrar en la celda, esta aparecerá rellena de los símbolos: ###########.

Lo normal será esperar a introducir todos los datos para posteriormente pasar a aplicar los formatos. Para esto, en primer lugar seleccionamos la celda o celdas en cuestión y desde el menú Formato, ejecutamos el comando Celdas. Con esto, OpenOffice Calc mostrará el cuadro de diálogo Formato de celdas que muestra la ventana.

Desde la pestaña Números de este cuadro, podemos asignar formatos numéricos tales como signos monetarios (opción Moneda), formato de porcentajes (opción Porcentaje), número de posiciones decimales 18(disponible en todos los formatos numéricos: Número, Moneda, Porcentaje, etc).

Además de las opciones del tipo de dato, el cuadro de diálogo Formato de celdas permite realizar modificaciones al formato de la hoja de cálculo, a través de las siguientes secciones:

• En Fuente, se puede seleccionar el tipo de letra (fuente), tamaño, estilo.
• En Efectos de fuente podemos escoger diferentes opciones para enriquecer el formato de la celda o celdas seleccionadas, subrayado, color, etcétera.
• Desde Alineación se puede modificar la forma en que se alinean dentro de la celda los datos seleccionados.
• En Borde se puede escoger el tipo de líneas que rodearán las celdas seleccionadas, su grosor, estilo, posición, color, etc.
• En Fondo se puede escoger un color para el fondo de la celda o del conjunto de celdas seleccionadas (bloque-rango).

INGRESO DE DATOS

Para ingresar datos deberemos:

1. Seleccionar la celda donde queremos ingresar datos (celda activa).

2. Escribir usando el teclado los datos que se quieran ingresar.

3. Al finalizar presionar la tecla “Enter” o salto de línea.

Como ejemplo veremos cómo ingresar datos en la celda “B3”.

Primero debemos activar la celda “B3”. Para eso nos movemos una celda a la derecha (→) y luego dos celdas hacia abajo ( ↓, ↓).

Ahora escribimos usando el teclado “Estoy aquí” y finalmente “Enter”.

Como ya sabemos, en las celdas de la hoja de cálculo se puede introducir textos, números, fórmulas, funciones.

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Para poder introducir datos en un hoja de cálculo se debe identificar la celda (la intersección de una fila y una columna) en la que se desea ingresar los datos. Esto se conoce como Seleccionar la celda: una de las formas es hacer clic con el mouse en la celda que se desea activar.

INGRESO DE DATOS ALFABÉTICOS

La forma más sencilla de introducir datos es seleccionar la celda correspondiente para que se convierta en celda activa. Se debe seguir los siguientes pasos:

1. Poner el cursor en la celda en la que se desea escribir, hacer clic con el botón izquierdo;

2. Ingresar los datos y una vez finalizado apretar la tecla Enter para confirmar que la información fue ingresada. Automáticamente se seleccionará la celda siguiente ubicada abajo. Si queremos escribir en la celda de al lado debemos utilizar las teclas de manejo del cursor en lugar de Enter.

La información que se va ingresando en cada celda se va visualizando tanto en la propia celda como en la barra de Línea de entrada.

INGRESO DE DATOS NUMÉRICOS

Al igual que con los datos alfabéticos ingresamos los números. Si son números decimales los separamos con coma (,).

Los datos numéricos pueden necesitar símbolos. Los más utilizados son el signo $, % y decimales. Calc contiene en la barra de Formato los botones correspondientes a cada uno de ellos.

FUNCIÓN AUTORRELLENAR

Si vamos a introducir números secuenciales, los días de una semana, los meses de un año u otra serie, no es necesario que escribamos todos los elementos de la serie. Basta con escribir la primera o las dos primeras entradas y utilizar Autorrellenar para que la serie se complete automáticamente.

La función Autorrellenar la visualizamos cuando vemos un pequeño cuadrado negro situado en la esquina inferior derecha de la celda.

Si el Autorrelleno será de números, entonces hay que ingresar los dos primeros valores de la serie.

Si deseamos introducir en una hoja de cálculo los días de la semana, escribimos Lunes (o el día con el que desee comenzar) y utilizamos

Autorrellenar para introducir el resto de los días.

Sólo escribimos el contenido de la primera celda y luego arrastramos el controlador de relleno –función Autorrellenar– (es cuando el cursor toma la forma de cruz finita +) hasta la celda deseada.

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